Lorsque vous avez des documents que vous voulez partager avec vos employés, vous pouvez les importer à vos documents de l’entreprise et les assigner à votre équipe. Les documents peuvent être éditer dans Collage, pour inclure dynamiquement les informations d’un employé et la signature de l’entreprise.
Assigner des documents à des employés
Une fois que vous avez importé les documents, allez dans les paramètres de l’entreprise > Documents > cliquez sur le bouton (•••) du document que vous souhaitez partager > Assigner à des employés.
Ensuite, vous pourrez spécifier si vous préférez le partager avec tous vos employés ou bien à un employé spécifique.
Une fois que vous avez assigné les documents à vos employés, ils seront notifier et une tâche sera créée afin que ces derniers complètent le document. Il sera alors requis aux employés de confirmer s’ils ont bien lu le document ou de le signer électroniquement, dépendant de ce que vous choisissez d’inclure.
Après qu’un employé ait complété une tâche, une copie personnalisée du document sera créée et placée dans leur profil.
Note: Comme les documents de l’entreprise sont uniquement des modèles, les employés auront seulement accès à une copie du document spécifique pour eux.
Gérer les documents assignés
Pour voir qui est déjà assigné à un document ainsi que le détail de leur achèvement, cliquez sur le bouton (•••) > Voir les cessionnaires. A partir de là, vous visualisez la liste des employés, la date à laquelle le document a été assigné, celle à laquelle l’employé a complété le document et télécharger leur copie personnalisée.
Important: Lorsqu’un employé complète une tâche et qu’une copie personnalisée a été créée, tout changement fait dans ce document ne seront pas présent dans leur copie. Vous pouvez supprimer une copie du document partagé en allant sur le profil d’un employé.