Cet article est une vue d’ensemble des documents d’entreprise sur Collage. Vous pouvez en apprendre davantage sur des fonctions clefs dans les articles suivants :  

Avec les documents de l’entreprise sur Collage, vous pouvez numériser vos procédés et économiser du temps en créant des modèles de documents réutilisables ainsi que des signatures digitales. Il y a trois différentes façons de créer des documents sur la plateforme : 

  1. Ajouter un fichier non-éditable (ex. Le manuel des employés)
  2. Ajouter un fichier PDF pour l’annoter 
  3. Créer un document modifiable à partir de rien (ex. Offre d’emploi)

Note: Comme un document non-modifiable, vous pouvez télécharger tout type de fichier - .pdf, .doc, .csv, .jpeg, .zip, et plus encore. Egalement, la taille limite de vos documents est de 25 MB.

La principale différence entre télécharger un fichier PDF à annoter et créer un document modifiable est ce à quoi ressemblera le document final. Avec un PDF annoté, vous serez capable de garder toutes votre mise en forme, comme la présence du logo de votre entreprise. Tandis qu’avec un document modifiable, vos annotations seront indistinguables du reste du texte. 

Créer des modèles de documents 

Stocké sur Collage, les modèles de documents sont des documents réutilisables aussi bien accessibles durant le processus d’intégration des nouveaux employés que pour les partager avec vos employés. Afin d’ajouter automatiquement à vos documents l’information pertinente liée à vos employés et/ou demander à vos employés de signer électroniquement, nous vous donnons l’accès à des champs dynamiques et des signatures digitales.

Pour créer un modèle réutilisable, aller dans paramètres de l’entreprise en cliquant dans le coin gauche de votre écran> Paramètres de l’entreprise > Documents. Une fois dans documents, cliquez sur + Ajouter un document dans la section documents de l’entreprise. 

Une fenêtre va apparaître et montrer deux options : vous pouvez importer un document existant (vous pourrez à ce moment choisir si vous voulez importer un fichier non-modifiable ou un PDF à annoter), ou vous pouvez créer un document modifiable à partir de rien.  

Note : Alors que les modèles de documents sont un bon moyen de réutiliser des documents, vous pouvez également partager un document modifiable à un employé en important manuellement un nouveau document lors du procédé d’intégration ou bien sur le dossier d’un employé dans la section document.

Important: Tous les documents partagés avec vos employés, que cela soit un modèle ou non, vont apparaître dans la section document de leur profil. 

Ajouter une signature d’entreprise

Sous l’onglet Documents de vos paramètres de l’entreprise, vous pouvez également ajouter une signature digitale de votre entreprise, afin de l’utiliser dans vos futurs documents. Pour l’ajouter, cliquez + Ajouter une signature dans la section Signature de l’entreprise.

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