Vous avez enfin trouvé le bon candidat pour votre poste et vous souhaitez envoyer une offre formellement via Collage. Par où commencer ?
Dans cet article, nous vous expliquerons les étapes à suivre pour configurer et envoyer une nouvelle offre.
Ajouter un logo d'entreprise
L'ajout de votre logo dans Collage affichera votre logo dans toutes les pages d'offres et dans les courriels d'offres.
Pour ajouter un logo, accédez aux paramètres de l'entreprise et cliquez sur Informations générales.
Création d'un modèle
Les modèles sont créés par les administrateurs pour que les responsables du recrutement les utilisent lors de l'envoi d'offres. Collage a fourni un modèle par défaut à utiliser, mais si vous souhaitez créer votre propre modèle, vous pouvez le faire de deux manières :
Accédez à la page Offre, cliquez sur Envoyer une nouvelle offre, puis cliquez sur "Créer un nouveau modèle" dans le menu déroulant :
Ou, recherchez "Modèles d'offres" en accédant aux paramètres de l'entreprise et en faisant défiler jusqu'à la section Plateforme :
De là, vous verrez une liste de modèles existants. Si vous n'avez jamais créé de modèle, vous verrez notre modèle standard par défaut.
Lorsque vous cliquez sur le bouton "Créer un nouveau modèle" en haut à droite, vous serez redirigé vers une page où vous pourrez créer un nouveau modèle.
À partir de cette page, vous pouvez nommer le modèle et sélectionner si la page d'offre et les courriels aux candidats seront en anglais ou en français.
En dessous, vous trouverez l'éditeur de texte, où vous pourrez écrire le contenu du modèle et ajouter des champs dynamiques qui seront remplis lors de la création de l'offre.
En plus des champs dynamiques standard de notre module Documents, nous avons également inclus la possibilité d'ajouter vos propres champs. Dans l'exemple ci-dessous, Jours de vacances ne fait pas partie des champs standards et doit être ajouté :
Ce champ sera rempli lors de l'envoi de l'offre, et nous en parlerons dans la section Envoi d'une offre.
Sous l'éditeur de texte, se trouve une section de pièces jointes de courriel. À partir de là, vous pouvez télécharger des documents qui seront joints à chaque offre utilisant ce modèle.
Par exemple, vous pouvez choisir d'envoyer un manuel de l'employé avec chaque offre, ce qui vous permet de le faire sans avoir à le joindre manuellement à chaque offre.
Une fois que vous avez cliqué sur le bouton Enregistrer en bas de la page, vous avez créé votre modèle! Maintenant, comment l'envoyer?
Envoyer une offre
Les offres peuvent être envoyées depuis l'un des deux endroits suivants : la page Offres ou depuis la page d'un candidat dans le module Recrutement.
Sur la page Offres, cliquez sur Envoyer une nouvelle offre. De là, vous pouvez sélectionner le modèle que nous venons de créer :
Lorsque vous cliquez sur le modèle, vous verrez le contenu du modèle à droite et les champs à remplir à gauche :
Le prénom, le nom et l'adresse courriel sont tous des champs obligatoires, qu'ils aient été ajoutés au modèle ou non, car ces informations sont nécessaires pour envoyer l'offre.
La date d'expiration de l'offre n'est pas obligatoire, mais si une date d'expiration est ajoutée, elle apparaîtra dans l'offre du candidat même si elle ne figure pas dans le modèle, et les candidats ne pourront pas accepter une offre après son expiration.
Le texte souligné en bleu peut être rempli à l'aide des champs de gauche :
Le texte en bleu ne peut être modifié qu'à l'aide des champs situés à gauche de la page. Cependant, le reste de l'offre peut être modifié comme vous le souhaitez à l'aide de l'éditeur de texte.
Le texte en bleu peut également être supprimé de l'offre. Si vous faites cela par accident, utilisez simplement la fonction Annuler de votre navigateur pour l'inverser.
Sous l'éditeur de texte, vous verrez à nouveau la section pièces jointes aux courriels. Vous pouvez supprimer les pièces jointes par défaut de cette offre ou choisir d'ajouter les vôtres :
Une fois que vous avez fini de créer l'offre, vous pouvez choisir de la prévisualiser et de l'envoyer. La prévisualisation vous montrera exactement ce que le candidat verra lorsqu'il consultera son offre.
Lorsque vous cliquez sur Envoyer l'offre, une boîte de confirmation s'affiche.
Si vous êtes satisfait de l'apparence de l'offre, cliquez sur Envoyer l'offre et le candidat recevra l'offre!
Envoyer d'une offre à l'aide de l'ATS
Vous pouvez également envoyer une offre directement à un candidat existant.
Nous avons ajouté une nouvelle étape d'offre au pipeline de candidats. Lorsque vous êtes prêt à proposer le poste à un candidat, déplacez-le vers l'étape Offre et un bouton cyan intituler Envoyer l'offre apparaîtra au-dessus du nom.
Lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous sélectionnez à nouveau un modèle et les informations du candidat sont automatiquement entrée.
Suivi du statut d'une offre
Une fois que vous avez envoyé votre offre, elle apparaîtra dans la page Offres indiquant le statut actuel et la date d'expiration :
Lorsque le candidat ouvre le courriel, le statut passe de Non ouvert à Ouvert avec une date indiquant le moment où il a été ouvert :
Lorsque le candidat clique sur le bouton "Afficher l'offre" dans le courriel, le statut passe de Ouvert à Lue :
Et enfin, lorsqu'il aura accepté, une étiquette verte "Accepté" apparaîtra à côté de leur nom:
Embaucher le candidat
À partir de là, vous pouvez embaucher le candidat de l'une des trois manières suivantes :
Vous pouvez cliquer sur le bouton « Embaucher un candidat » dans le courriel que vous recevez lorsque le candidat a accepté son offre :
Vous pouvez aussi cliquer sur les trois points à droite du candidat dans la page Offres et cliquer sur Embaucher sous le menu :
Ou vous pouvez afficher l'élément de la boîte de réception qui est attribué lorsque le candidat accepte une offre :
À partir de là, vous pouvez les intégrer comme n'importe quel autre employé.
Vous avez terminé! Vous avez créé une offre, l'avez envoyée à un employé et il vient de l'accepter.
Ci-dessous, nous examinerons ce que le candidat voit, ainsi que ce qui se passe si une offre n'est pas acceptée.
Ce que l'employé voit lorsqu'il reçoit une offre
Lorsqu'un employé reçoit une offre, il voit le courriel suivant :
Lorsqu'ils cliquent sur le bouton Afficher l'offre, ils sont redirigés vers un écran où ils peuvent afficher et accepter leur offre et toutes les pièces jointes que vous avez éventuellement ajoutées.
Lorsqu'ils auront accepté leur offre, ils seront informés que leur responsable du recrutement les contactera pour l'intégration :
Si une offre expire, l'employé ne pourra pas y accéder après la date d'expiration et sera informé que l'offre a expiré. Ils recevront également des notifications par courriel avant l'expiration de leur offre.
Modifier une offre
Si le candidat a vu l'offre et que vous avez négocié des conditions différentes avec lui, vous pouvez modifier et renvoyer l'offre au candidat.
Pour le faire, vous pouvez cliquer sur le menu à points à côté de l'offre du candidat, puis cliquer sur "Modifier". Cela vous mènera à travers le même flux de création de modèle que vous avez suivi pour envoyer l'offre, mais vous pouvez modifier les informations.
Le candidat recevra un nouvel courriel avec l'offre modifiée. S'ils cliquent sur le lien vers l'ancienne offre, ils ne verront que la nouvelle offre.
Annuler ou supprimer une offre
Si vous et le candidat n'avaient pas pu vous entendre sur les conditions d'emploi, vous pourriez révoquer l'offre. Pour révoquer l'offre, cliquez sur les trois points à côté de l'offre et sélectionnez "Annuler" sous le menu :
Vous pourrez ajouter le motif de révocation de l'offre :
Le candidat sera alors déplacé vers la section "Offres révoquées", accessible par le filtre en haut à droite de la page.
Dans cette section, vous pouvez également cliquer sur le nom du candidat pour voir la raison de révocation de l'offre :
Si vous souhaitez supprimer définitivement une offre révoquée et ne plus avoir de documentation dans Collage, vous pouvez cliquer à nouveau sur le menu à points et vous verrez une option "Supprimer".