La colonne Heures de passif indique le nombre d’heures de congé qui sont réellement dues à l’employé. Elle est conçue pour être utilisée lors de la cessation d’emploi afin de calculer la paie finale. Pour les employés dont la politique prévoit l’attribution des congés à l’avance, ce calcul comprend la portion acquise de leur allocation, soit les congés accumulés en fonction de la partie de l’année de la politique qu’ils ont travaillée, moins les congés pris avant la date du rapport. Il comprend également les jours reportés qui n’ont pas encore expiré. Les demandes de congé prévues après la date du rapport ne sont pas prises en compte, puisqu’elles ne seront jamais utilisées.
La colonne Heures d'ajustement du passif indique la différence entre le solde de l’employé et les heures qui lui sont réellement dues, ce qui vous permet de voir exactement comment ces deux valeurs se concilient.
Exemple:
Maria est inscrite à une politique de vacances annuelles et reçoit 15 jours de vacances le 1er janvier. Son emploi prend fin le 1er mai, après avoir travaillé environ le tiers de l'année, et elle a une demande de 3 jours de vacances prévue en juin. À la date de sa cessation d'emploi, son solde disponible est de 12 jours (15 jours attribués moins 3 jours de vacances planifiés), mais ce solde n'est pas utile pour calculer sa paie finale.
Par contre, la colonne Heures de passif indiquera environ 5 jours. Comme Maria a travaillé environ le tiers de l'année, elle a acquis le tiers de son allocation annuelle de 15 jours. De plus, elle n'a pris aucun congé avant le 1er mai. La demande de congé prévue en juin est ignorée puisqu'elle est postérieure à sa cessation d'emploi.
La colonne Heures d'ajustement du passif affichera -10 jours, ce qui permet de rapprocher son allocation initiale de 15 jours des 5 jours que l'entreprise lui doit réellement.